I.
Definición y comprensión de proceso
Un proceso es un
conjunto de actividades o eventos (coordinados u organizados) que se realizan o
suceden (alternativa o simultáneamente) con un fin determinado. Este término
tiene significados diferentes según la rama de la ciencia o la técnica en que
se utilice.
Se denomina proceso
al conjunto de acciones o actividades sistematizadas que se realizan o tienen
lugar con un fin. Si bien es un término que tiende a remitir a escenarios
científicos, técnicos y/o sociales planificados o que forman parte de un
esquema determinado, también puede tener relación con situaciones que tienen
lugar de forma más o menos natural o espontánea.
En distintos
momentos de la historia, como parte de diversas prácticas y disciplinas, y con
múltiples resultados, positivos o negativos, se ha hablado de procesos que han
transformado al ser humano. Puede decirse que la historia de la humanidad es un
proceso en curso y que, en definitiva, es la suma de muchos miles de procesos
premeditados, espontáneos, voluntarios, involuntarios, científicos y sociales,
a pequeña y a gran escala.
I.
Conceptualización del proceso
administrativo.
El proceso
administrativo (PA) es el instrumento básico del administrador profesional que
le permite comprender la dinámica del funcionamiento de una empresa
(organización) para alcanzar sus metas. Es una técnica incluyente que enriquece
su aplicación con todos los enfoques provenientes de aportaciones de otras
disciplinas.
Es una herramienta
que les sirve más que nada a los gerentes y administradores para entender el
funcionamiento de la empresa y así más
fácil alcanzar sus metas como organización. Este sirve para diseñar,
conceptualizar la empresa, manejarla, mejorarla, etc.
Da la metodología
del trabajo consistente para organizar una empresa y facilitar su dirección y
control.
I.
Integración del proceso
administrativo
La integración del
proceso administrativo está conformada por varias etapas, y se divide en dos
fases
* Fase mecánica: Planeación,
Organización.
* Fase dinámica: Dirección, Control.
FASE MÉCANICA
La fase mecánica, es la parte teórica de la
administración., en la que se establece lo que debe de hacerse, es decir, se
dirige siempre hacia el futuro. Y se divide en: previsión, planeación y
organización.
Organización: Es la acción administrativa técnica de dividir las funciones por áreas,
departamentos, puestos, jerarquías, conforme a la responsabilidad delegada y
definida y expresada en los organigramas, manuales, y descripciones de puestos.
Así como relaciones de comunicación formal entre las unidades y áreas.
No debe confundirse con el concepto de
organización como acción técnica directiva con el concepto de entidad social,
ni con el concepto de orden como clasificación mnemotécnica.
FASE DINAMICA
La fase dinámica, se refiere a cómo manejar de
hecho el organismo social. Y se divide en: control, dirección e integración.
Dirección: Es la acción de conducción de la
organización y sus miembros hacia las
metas conforme a las estrategias, el liderazgo adecuado y los sistemas de
comunicación y motivación requeridos por la situación o nivel de desempeño.
No confundir a la dirección como acción
administrativa con nivel jerárquico y estructura organizacional.
Control: Es la acción administrativa técnica
de evaluar los resultados de una empresa o institución conforme a lo planeado y a los elementos de medición (indicadores
o estándares), para determinar el estado de desempeño y la acción correctiva
correspondiente.
Integración: Es la acción de involucramiento a
los recursos humanos de la empresa-organización a sus objetivos, misión, visión y valores para
obtener su plena identidad con la organización.
I.
Principios del enfoque
administrativo
- Principios de delegación:
1.-
Integración de personas:
2.-
Interpretación de las cosas:
3.-
Instalación y mantenimiento
· Se debe planear como reponer los gastos y en
momentos de inproductividad en mantenimiento.
- Principios de delegación y control
Se
debe de delegar la autoridad teniendo siempre el control sobre de esa
delegación que se confiere.
- Principios de dirección.
Ø Coordinación
de intereses: Coordinar intereses de grupo e individuales de quienes participan
de los objetivos.
Ø Impersonalidad
de mando: La autoridad debe de ser producto de la necesidad de todo organismo
social y no el resultado de intereses personales del administrador.
Ø Vía
jerárquica: Dice que no deben de faltar sin razón los productos de una orden.
Ø Resolución
de conflictos: Si se llegan a presentar estos conflictos deben de resolverse lo
más pronto posible con el menor disgusto de las partes.
Ø Aprovechamiento
del conflicto: Aprovechar los conflictos para encontrar soluciones.
Ø Estándares:
El control es imposible si no se han fijado antes los estándares. (Medidores de
objetivos).
Ø Medir
el control: El control deberá de usarse sólo si el trabajo que se impone tiene
justificación ante los beneficios que se espera y,
Ø El
principio de excepción: Dice que el control es más eficaz cuando se concentra
en cosas que no salieron como se planeó en un inicio.
I.
Enfoques de la practica
administrativa
i.
Enfoque social
La administración habla de la evolución que
tuvo el hombre pues de ser un ser individual pasa a ser un ser social.
Recordando que la organización es una unidad
social, entonces se analiza al hombre como “Hombre sapiens” y quiere decir que
el hombre a diferencia de otros seres vivos es racional y que además tiene la
posibilidad de discernir, de ejecutar, predecir, valiéndose de su inteligencia
y razón.
Se entiende que cada hombre es único, tiene
una identidad propia que pertenece a un género que es común pero que es propio
de su esencia (no existen dos iguales), hasta llegar a la concepción social
(Hombre social), donde éste no puede vivir en forma aislada, necesita,
agruparse, asociarse, complementarse, para poder desarrollarse y ahí es donde
aparecen las organizaciones finalmente, o sea por esa necesidad misma que tiene
el hombre de agruparse o asociarse con otros.
ii.
Enfoque Técnico
En las
organizaciones no solo existen las relaciones entre personas y grupo. También,
hoy más que nunca, existe una componente tecnológica muy importante
Dentro de
cualquier organización que genera un sistema sociotécnico que tiene que ver con
las relaciones de las personas con la tecnología, es decir, cómo los sistemas
tecnológicos afectan a los sistemas sociales. Se sabe que el comportamiento de
personas es afectado también por otras personas y grupos, pero también influye
el factor tecnológico en esto, y si este efecto es negativo se debe buscar la
manera de cambiar o modificar el sistema tecnológico para producir la armonía
necesaria. Es claro que en el enfoque operacional, este enfoque de sistemas
sociotécnicos debe estar incluido, pues afecta de Significante manera a la
administración y en este es causa de estudio de la ingeniería industrial.
iii Enfoque
humano
El ser humano siempre ha necesitado de la administración, desde el
inicio de los tiempos. Actualmente sigue siendo de la misma forma. La
administración se encarga de planear, organizar, dirigir y controlar, todos los
recursos de una empresa, dentro de ellos también se encuentran los
trabajadores. Estos son de los principales recursos para el funcionamiento de
la misma, por lo que, se debe tener cuidado y brindarle importancia a las
necesidades de estos, para que tengan una mayor motivación, para la realización
de sus actividades.
De lo contario, si este no logra realizar las actividades que se le
otorgan, o de las que este se debe encargar, no se lograran sus metas, fallara
con la producción, y si la producción falla, hay falta de producto,
insatisfacción, entre otras, que desencadenan una serie de problemas, los
cuales afectaran a la empresa.
Por eso es de suma importancia, cubrir las necesidades de cada
empleado, para que este, pueda cumplir de la mejor manera posible con sus
obligaciones dentro de la empresa.
iv Avances de la tecnología
Los avances
tecnológicos, constituye a la plataforma básica que impulsa el desarrollo de
las organizaciones y permite la consolidación de la globalización.
Uno de los más
importantes avances ha sido la computadora, ya que ayudo a facilitar la
administración, la organización y el control de grandes empresas, como sus
proveedores, clientes, productos, procesos, materiales y el personal. Llevando
una mejor contabilidad, ejerciendo todo con una mayor rapidez y confiabilidad.
V. REDIMENSIONAMIENTO
DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Enfoque operacional
El
enfoque operacional o de la teoría y ciencia de la administración recoge los
conocimientos administrativos pertinentes para relacionarlos con las labores
administrativas, lo que los administradores hacen. Este enfoque pretende
integrar los conceptos, principios, y técnicas que se encuentran en la base de
las tareas de la administración.
Además
este enfoque adopta conocimientos de otros campos, tales como la teoría de
sistemas los conceptos de la calidad y reingeniería, la teoría de motivación y
liderazgo, el comportamiento individual y grupal, los sistemas sociales, la
cooperación, así como la aplicación de análisis.
La
escuela del proceso administrativo u operacional, reconoce la existencia de un
núcleo central científico y teórico peculiar de la administración, aunque
también recoge importantes contribuciones de otras escuelas y enfoques.
Enfoque de la
reingeniería
Este
enfoque, es aplicado en las empresas para revisar procesos y cambiar lo que se
crea conveniente, para mejorar costo, calidad, servicio y rapidez de las
empresas. Muchas empresas utilizan ese enfoque para saber que debe hacerse en
la compañía y como se debe hacer. Este tipo de enfoque no se encarga de mejorar
los procesos que ya existen en las empresas, sino que se encarga de buscar
nuevos procesos para implementarlos en la empresa.
Para
muchas empresas la reingeniería es la manera de actualizar sus procesos, y
deshacerse de los antiguos, sobre todo a la hora de hacer negocios, también
hace que las personas de las empresas renueven su capacidad, y aprendan a
trabajar de otra manera, la reingeniería se enfoca en como la empresa debe
mejorar su negocio, y no en mejorar departamentos o unidades en la empresa.
Las
fases de la reingeniería son tres:
1.
Descubrir visión. Definirla en términos de la modificación de procesos,
considerando la nueva tecnología de la informática y los impactos que tendrá en
el futuro en un mundo globalizado y dentro del libre comercio.
2.
Rediseño. Establecer los nuevos procesos por medio de la nueva tecnología y
restructurar la empresa. Se apoya en la diagramación de procesos y relaciones
de la empresa con clientes en términos sencillos. Dos principios rigen el
rediseño, el primero es la simplificación del negocio a su máxima expresión
para poder hacer hojas, portales, ligas y dar la información al usuario en tiempos
record para que pueda avanzar conforme a su necesidad en el proceso; el segundo
es la difusión masiva. Así, simplificación y difusión rigen el rediseño de los
procesos.
3.
Puesta en marcha. Con estándares e indicadores rigurosos de productividad y
calidad para potencializar el negocio. Metodología esquemática de Reingeniería
de Procesos Como extremo ideal, se puede establecer una metodología de
"papel en blanco", en la que se reinventa toda la estructura y
funcionamiento del proceso o de la organización. Se mantienen los objetivos y
estrategias básicas del negocio, pero se adopta una libertad total de ideas.
Esta metodología se puede restringir aprovechando en mayor o menor medida los
procesos ya existentes, haciéndose así un rediseño parcial del proceso.
En
cualquiera de los casos, la reingeniería de procesos crea cambios directos y
radicales que requieren unas circunstancias en la organización para adoptarse
con éxito:
-Sensibilización
al cambio.
-Planeación
estratégica.
-Automatización.
-Gestión
de Calidad Total.
-Reestructuración
Organizacional.
-Mejora
Continua.
-Valores
compartidos.
-Perspectiva
individual.
-Comportamiento
en el lugar de trabajo.
-Resultados
finales.
Mapa mental
En
este mapa mental del Redimensionamiento del proceso administrativo, se puede
ver representada de una forma más sencilla. Observamos que este se divide en
dos, en el enfoque operacional y el de reingeniería. El primero está compuesto
por los conceptos de calidad, la teoría de motivación y liderazgo, el
comportamiento individual y grupal, los sistemas sociales, la cooperación, así
como la aplicación de análisis.
VI. APLICACIÓN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO A LAS ÁREAS FUNCIONALES
Las áreas funcionales, son las áreas de suma importancia en la
estructura de cada organización. Las
cuales auxilian a los administradores para cumplir de manera más eficiente con
sus labores, y para alcanzar las metas y objetivos propuestos.
Estas están divididas principalmente en:
1. Área de Producción
2. Área de Finanzas
3. Área de Mercadotecnia
4. Área de Recursos humanos
Producción
"La producción
es el proceso mediante el cual se elaboran bienes y servicios". (Elwood S. Buffa). Esta se encuentra encargada de trasformar la materia prima en
productos y servicios terminados, utilizando los recursos humanos, económicos
y materiales (herramientas y maquinaria) necesarios para su elaboración.
Entre las principales funciones del área de producción, el mantenimiento y
reparación de maquinaria o equipo, el almacenamiento de materia prima, producto
en proceso, producto terminado y el control de calidad.
Sus funciones principales son:
1. Ingeniería de producto
- Diseño del producto
- Pruebas de Ingeniería
- Asistencia a mercadotecnia
2. Ingeniería de planta
3. Ingeniería industrial
4. Planeación y control de la producción
5. Abastecimientos
6. Fabricación
7. Control de calidad
Finanzas
Esta es en donde se maneja los recursos económicos y financieros de una empresa,
también se encarga de tener un control de estos, e incluye la obtención de
recursos financieros tanto internos como externos, los cuales son necesarios
para cumplir con los objetivos y metas deseadas. También debe ver por los
recursos externos que la empresa requiere para su funcionamiento.
Sus funciones principales son:
1. Financiamiento
2. Contraloría
3. Impuestos
4. Obtención de capitales.
5. Relación con los inversionistas.
6. Banca y custodia.
7. Crédito y cobranzas.
8. Inversiones.
9. Seguros de la empresa.
Mercadotecnia
"Mercadotecnia es el conjunto de
actividades humanas dirigidas a facilitar y realizar intercambios" (Philip
Kotler). Esta es el área que se encarga de canalizar
los bienes y servicios desde el producto hasta el consumidor o demandante.
Podemos llamarlo también como un intercambio. Los intercambios representan
transferencia de propiedad y, para que ocurra ésta, será necesario que haya
ventas y compras, hasta llegar al consumidor final que sólo compra; el
consumidor se convierte en el centro de las actividades de la mercadotecnia.
Sus funciones principales son:
1. Investigación de mercados
2. Planeación y desarrollo de producto
3. Precio
4. Distribución y logística
5. Ventas
6. Comunicación
7. Presupuestos de mercadeo
8. Publicidad y producción
Recursos humanos
Sus funciones principales son:
1. Contratación y empleo
2. Capacitación y desarrollo
3. Motivación
4. Relaciones laborales
5. Servicios y Prestaciones
6. Higiene y seguridad
7. Planeación de recursos humanos
8. Sueldos y salarios
9. Análisis de
puestos
MAPA MENTAL
ll
En
este mapa, representamos la aplicación del proceso administrativo a las áreas
funcionales de las empresas. Se dividen en cuatro que; el área de producción,
finanzas, mercadotecnia y recursos humanos. Se puede observar que cada una está
conformada por sus diferentes funciones principales.
Conclusiones
Durante la elaboración de
este trabajo, pude aprender y conocer más a fondo el proceso administrativo y
todo lo que este conlleva, y lo complementa. Este sirve principalmente para
saber cómo deben estar compuestas las organizaciones para ser exitosas. También
cuales son los principios, los enfoques, las áreas funcionales, entre otros,
que nos llevan a ser eficaces y eficientes, en todos los ámbitos y para cumplir
con los objetivos esperados.
Kenia Rodríguez Barraza
En conclusión el proceso
administrativo se puede sintetizar como una de las grandes herramientas de los administradores
y gerentes, pues le ayudan a la comprensión de esta y nos da un entendimiento de
los pasos que surgen atreves del proceso de la administración, que como se dice
la administración es casi universal y al igual los procesos para esta, tienen
aplicaciones en los diferentes ámbitos, tanto sociales como tecnológicos. Nos
ayudan a entender los pasos de desarrollo para la implementación de un sistema administrativo.
Hoy en día la administración es una de las aplicaciones más importantes, y al
igual de cómo es importante la administración, es importante sus procesos y sus
fases, la que es mecánica y la dinámica.
Nohemy Martinez Mayoral
Alumnos:
Kenia Isabel Rodríguez Barraza, Maria Nohemy Martinez Mayoral
Licenciatura en Administracion Grupo "A"
1E
Bibliografia
Administracion.Teoria, procesos, áreas funcionales, y estrategias para la competitividad
Segunda ediccion.
McGraw-hill interamericana
Sergio Hernández y Rodríguez catedratico de la UNAM (pags 129,134-136)
Principios de administración.
Vigésima quinta edición.
George R. Terry y Stephen G. Franklin.
Grupo Editorial Patria. (pags 636,637,638)
Chiavenato, I.
Introducción a la teoría de la
Administración.
Ed. McGraw-Hill, México. (pag 83-99,353-357)
Fundamentos de administracion
- MÜNCH GALINDO- 7 edicion
trillas editorial 2006 (pag - 17-22, 29-40)
